Capítulo primero
El sistema en una hoja
El Copiloto de Jero conecta los seis locales con la cocina central en un único hilo. Los encargados piden por Telegram, Raúl ve la cola en pantalla, prepara, manda albarán al móvil del local, y el encargado confirma recepción con un mensaje. Detrás, un libro mayor que jamás se sobreescribe registra cada movimiento de stock — entrada, salida, merma, ajuste — para que mañana sepamos lo que hoy pasó.
No es un programa de gestión. Es la oficina técnica del Bodegón, hablando el mismo idioma que ya habla el equipo.
El equipo ya tiene cuatro vías de entrada — chat, voz, panel y foto de factura — y un cronómetro silencioso, tres veces al día, que recorre el inventario y propone a quién hay que comprar mañana. Las decisiones siguen siendo humanas; el cómputo y el papeleo no.
Locales activos
vi
Productos en catálogo
109
Canales de entrada
iv
Veces al día que revisa
tres
Dramatis personae
Los cinco actores
Cada persona del sistema tiene un rol y un alcance. El rol decide qué puede pedir, ver y autorizar.
Raúl jero · owner
Dueño. Mira la cola de producción cada mañana, marca pedidos como preparados, decide cuándo cambiar carta. Puede consultar y autorizar todo en cualquier local.
recibe alertas y propuestas
Panel · producción
marca preparados
Voz · 979 27 49 60
consulta stock, alerta proveedores
Pilar jero · admin
Administración. Cuando llega la factura del proveedor, la sube en el panel y la IA la lee. Cuadra stock central. No autoriza alertas ni recepciones — eso es operativa.
OCR de albaranes
Informe semanal
resumen por email
Los encargados jero · encargado · uno por local
Mandan el pedido del día, reciben el albarán de central y confirman recepción. Solo ven su local. Pueden anotar diferencias línea a línea — falta uno, sobra otro.
pedidos, albaranes, recepciones
Voz
cuando tienen las manos llenas
El registrador almacén · central
Quien recibe los camiones de proveedor en el centro de producción. Cierra entradas de mercancía con una foto del albarán.
foto y confirmación
Criterium operaciones · soporte
Camila, Carlos, Jesús. Mantienen el sistema, dan de alta a personas nuevas, ajustan el catálogo, atienden incidencias.
acceso transversal
Consola
scripts de administración
El ciclo entero, dibujado
Anatomía
de un pedido
Un pedido pasa por nueve estaciones desde que el encargado lo dicta hasta que el stock cuadra. Cada flecha es un mensaje real entre dos partes del sistema.
El bot recibe el mensaje del encargado en texto libre — formato libreta. El parser lo lee con un modelo de lenguaje y lo convierte en líneas estructuradas (producto, cantidad, unidad). Si una palabra no encaja con el catálogo, queda marcada y la primera vez que alguien la mapea a mano, el sistema aprende el alias para siempre.
El pedido aparece en la cola de producción y Raúl decide cuándo se prepara. Al marcarlo listo, se emite el albarán con número correlativo JERO-2026-NNNN y se envía por Telegram al chat del encargado del local destino. Cuando llega la mercancía, confirmar recepción cierra el ciclo y mueve el stock en el libro mayor.
El primer contacto
Alta en Telegram
Cada persona del equipo tiene que vincular su Telegram una sola vez. A partir de ahí el bot le reconoce por su número de teléfono y le habla acorde a su rol.
-
Instalar Telegram en el móvil
Si no lo tiene ya. Disponible en App Store y Google Play. Registro con el número del propio móvil — el mismo que está dado de alta en el sistema.
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Abrir el chat con el bot
En el buscador de Telegram, escribir
@copiloto_jero_bot. Pulsar el resultado, después Iniciar (o/start). -
Vincular el número
Mandar al bot el mensaje
/vincular +34XXXXXXXXXcon el número de teléfono propio. Importante: ese número debe estar ya registrado en el sistema (lo hace Criterium previamente). -
Confirmación
El bot responde «✅ Listo, [nombre]. Tu acceso al Copiloto de Jero está activo» y resume qué cosas podrá hacer según su rol. Listo.
Si el bot responde «no encuentro a nadie con ese teléfono», significa que Criterium aún no ha registrado a esa persona. Avisarnos y lo solucionamos en dos minutos.
/vincular +34XXXXXXXXXMano a la libreta
El primer pedido
Mandar un pedido es mandar al bot el mismo mensaje que el encargado ya escribiría en una libreta. No hay sintaxis especial: el sistema entiende formato libre.
Reglas que el sistema entiende sin que nadie las haya enseñado a nadie:
- Nombre del local en mayúsculas en la primera línea, o entre asteriscos.
- Fecha en formato libre — «para mañana», «para el jueves», «para 30/04»
- Cabeceras de sección: CANAPÉS:, COCINA:, OTROS:
- Cantidades con separadores cualquiera — guion, espacio, dos puntos, nada.
- Unidades — kg, u/uds, b (bolsa/barra), caja, fill, garrafas, botes.
- Negación — «Castellano —no» significa «no pidas Castellano».
- Cualitativos — (poco), (medio saco), (pokito) — quedan registrados como nota.
También se aceptan notas de voz (Whisper transcribe), fotos de albaranes (visión la lee) y mensajes mezclados — el centro extrae lo que va a la central, las bebidas las separa al proveedor local.
El cierre del ciclo
Recibir
un albarán
Cuando Raúl marca un pedido como preparado, el sistema emite el albarán con número correlativo y lo envía por Telegram al chat del encargado del local destino. Llega en PDF, con código QR y la tabla de líneas que vienen.
El encargado tiene tres formas de confirmar la recepción. Cualquiera vale; la mejor es la que tenga a mano cuando llega la caja.
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Respondiendo al bot · la más rápida
En el chat de Telegram donde llegó el albarán, escribir
OK Correos todo biensi está todo conforme, ofalta 2 cabra/sobran 1 hortelanolínea a línea. El bot procesa y confirma. -
Escaneando el QR del albarán
El QR del PDF abre la pantalla del pedido en el panel. Marcar cada línea recibida; ajustar cantidad si difiere y elegir motivo. Confirmar.
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Por voz
Llamar a +34 979 27 49 60. Decir: «soy el de Correos, ha llegado el pedido de central, todo bien». El sistema lo cierra. Si hay diferencia, decirlo al final: «…todo bien menos cabra, faltan dos».
El sistema distingue tres tipos de diferencia: central (Raúl preparó menos de lo pedido y lo anotó), transporte (se preparó bien pero llegó menos), local (otras causas). Esto permite, mes a mes, saber dónde se pierde más.
Para la formadora
Hoja de ruta
de despliegue
El despliegue se hace por capas, de menor a mayor riesgo. Primero las personas con más interés en que funcione, después el resto. Calendario orientativo — ajustable según disponibilidad real.
Limpieza de datos & alta del equipo nuclear
Criterium reseteará la base a datos reales (orders del 30/abr + catálogo), borrará pruebas y registrará a Raúl, Pilar y los cinco encargados con sus teléfonos reales. Camila pasará un sondeo para confirmar quién es encargado de cada local.
Alta de Raúl y Pilar
Camila hace videollamada con cada uno. Vincular Telegram, recorrer el panel, ver el primer pedido real entrar. 30 min por persona.
Encargado de Jero Correos
Empezar por el local más receptivo. Camila le da de alta, le acompaña en su primer pedido, le ve confirmar una recepción. Si todo va bien con uno, escala al resto.
Catedral · MELÉL · IKEA · Salamanca
Alta de los cuatro encargados restantes, uno por día. Camila acompaña la primera operación de cada uno. A partir del segundo pedido lo hacen ya solos.
Inventario físico por local
Cada encargado cuenta lo que tiene en su despensa. Camila transcribe las cifras y Criterium las carga al ledger. A partir de aquí el stock es real, no simulado.
Switch de destinatarios
Las notificaciones operativas (alertas de proveedor, propuestas de compra, informes) dejan de salir a Criterium y empiezan a salir a Raúl y Pilar. El sistema pasa a vida real.
Lo que Camila lleva en la mochila
- Listado nominalQuién es encargado de cada local, con teléfono y email. Pendiente de confirmar día 0.
- Manual por rolCuatro PDFs cortos — Raúl, Pilar, encargado, soporte. Uno por persona, entregable.
- Casos de pruebaGuion con seis casos E2E: preparar, recepción ok, recepción con diferencia, factura, voz, ciclo proveedor.
- Línea directaPara cualquier incidencia durante la formación: WhatsApp a Jesús.
Síntoma · diagnóstico · gesto
Cuando algo falla
Lista de cosas que pueden ir mal durante el rodaje y qué hacer en cada caso. Si no aparece aquí, WhatsApp a Jesús — los primeros días estará pendiente.
| Síntoma | Probable causa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Bot dice «no encuentro a nadie con ese teléfono» al vincular | El número no está registrado en el sistema todavía | Avisar a Criterium. Alta en BD < 2 min. |
| Pedido enviado y el bot no responde | El parser está procesando un audio o foto grande | Esperar 10 seg. Si pasados 30 no contesta, reenviar. |
| El bot reconoce un producto mal — «Champi» como «Champiñón canapé» | Alias todavía sin enseñar | Mapear a mano en panel/pedidos. La segunda vez ya lo pilla. |
| Albarán no llega al encargado por Telegram | Esa persona aún no se ha vinculado, o cambió de móvil | Re-vincular con /vincular +34… |
| Panel pide login y no recuerda el email | Magic link de bienvenida caducó (24h) | Decirle a Criterium que reenvíe el welcome email. |
| Anomalía marcada en un pedido que es correcto | Histórico aún corto, la baseline no tiene suficiente muestra | Marcar como resuelta. Se ajusta sola con el tiempo. |
| Voz no entiende al encargado | Ruido de fondo de cocina | Repetir más despacio. Si persiste, usar Telegram. |
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